ВИКОНАННЯ АРХІВНИХ ЗАПИТІВ: РОЗ’ЯСНЕННЯ ДЛЯ ЖИТЕЛІВ ПУТИВЛЬСЬКОЇ ГРОМАДИ
20 серпня 2025 року під час робочої поїздки голови Конотопської районної державної адміністрації – начальника районної військової адміністрації Павла Дудка до Путивльської міської ради було порушено питання щодо виконання архівних запитів у архівному відділі Конотопської РДА.
У зв’язку з цим архівний відділ надає роз’яснення.
Де зберігаються архівні документи?
У 2024 році документи з віддаленого робочого місця у місті Путивль були перевезені до центрального офісу в місті Конотоп. Вони розміщені в окремих приміщеннях архівного відділу площею 12,32 кв. м та 11,97 кв. м.
Архівосховище обладнане системою пожежної та охоронної сигналізації, а всі документи розміщені на стелажах. Загалом перевезено 14 992 одиниці зберігання, серед яких:
-
справи фондів;
-
спостережні справи;
-
описи постійного зберігання;
-
документи з кадрових питань (особового складу).
Які послуги надає архівний відділ?
Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», архівний відділ забезпечує облік і зберігання документів, формування Національного архівного фонду та надання інформації на основі архівних документів.
Важливо: архівний відділ не оформлює і не реєструє прав (наприклад, спадкових чи майнових).
Як отримати архівну довідку чи копію документа?
Відповідно до Правил роботи архівних установ:
-
документи видаються заявнику особисто за пред’явленням паспорта;
-
у разі звернення представника — за наявності належним чином оформленої довіреності;
-
також можлива відправка поштою.
Доступ до персональних даних
Доступ до документів, що містять персональні дані, надається лише за письмовим дозволом відповідної особи. У разі її смерті — за дозволом спадкоємців.
Які дані потрібно вказати у запиті?
Запит має містити:
-
прізвище, ім’я, дату та місце народження заявника;
-
адресу проживання, поштовий індекс, контакти;
-
для юридичних осіб — найменування організації, адресу, телефон, електронну пошту;
-
тему та хронологічні межі запитуваної інформації.
Для підтвердження трудового стажу чи заробітної плати необхідно додати копію трудової книжки (за наявності та згодою особи).
Хто може подавати запити?
Запити соціально-правового характеру можуть стосуватися:
-
самого заявника;
-
його утриманців, осіб під опікою чи піклуванням;
-
померлих чоловіка/дружини чи близьких родичів (батьків, дітей, братів, сестер, бабусі, дідуся тощо).
Як подати запит?
З метою покращення якості обслуговування жителів Путивльської громади рекомендується подавати запити через офіційні електронні адреси архівного відділу:
