Загальний відділ

Загальний відділ апарату виконавчого комітету Путивльської міської ради:

начальник відділу - Кідіменко Світлана Миколаївна

провідний спеціаліст - Вороніна Реґіна Ювеналіївна

провідний спеціаліст - Єрмакова Ольга Володимирівна

електронна адреса: putivlzagal@ukr.net

поштова адреса: 41500, Сумська область, м. Путивль,

вул.князя Володимира, 50, кабінет 6

телефон: (05442)5-41-74

Розклад роботи:

Пн-Чт – з 08-00-17-15

Пт – з 08-00-16-00

Обідня перерва з 12-00 до 13-00

Вихідні дні: субота, неділя

Відділ відповідно до покладених на нього завдань виконує такі функції:

3. 1.Здійснює ведення діловодства в апараті виконавчого комітету міської ради.

3.2.Здійснює попередній розгляд вхідних документів, приймає, реєструє і передає вхідні документи за призначенням, а також внутрішню документацію апарату виконавчого комітету міської ради, реєструє і відправляє вихідну кореспонденцію.

3.3.Здійснює контроль за організацією діловодства в управліннях, відділах, інших структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради, надає їм методичну і практичну допомогу.

3.4.Складає зведену  номенклатуру справ виконавчого комітету міської ради і подає її на затвердження за встановленим порядком, забезпечує контроль за правильністю формування справ і документів відповідно до затвердженої номенклатури.

3.5.Здійснює редагування, друкування і розмноження розпоряджень міського голови, забезпечує своєчасне доведення їх до відповідних управлінь, відділів та інших структурних підрозділів міської ради, виконавчих органів місцевих рад, підприємств, установ, організацій, службових осіб та громадян; у необхідних випадках видає копії, виписки з прийнятих розпоряджень.

3.6.Здійснює оформлення, облік і зберігання протягом встановленого строку розпоряджень міського голови, готує і здає справи до Державного архіву.

3.7.Здійснює контроль за правильністю користування документами в апараті виконавчого комітету міської ради, готує довідки, звіти, інформації з питань діловодства.

3.8.Готує проекти розпоряджень та доручень міського голови, рішень виконавчого комітету міської ради, віднесених до компетенції відділу.

3.9.Готує щомісячно довідки про документообіг в апараті виконавчого комітету міської ради.

3.10.Систематично удосконалює роботу з документами: застосовує оргтехніку, вводить в практику сучасні методи контролю, працює з розмножувальною і комп’ютерною технікою.

3.11.Розробляє заходи, спрямовані на удосконалення діловодства.

3.12.За дорученням міського голови, керуючого справами виконавчого комітету перевіряє в управліннях, відділах та інших структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради стан організації діловодства, роботи із зверненнями громадян.

3.13.Здійснює :

- організаційне забезпечення підготовки та проведення засідань виконавчого комітету міської ради;

- контроль за своєчасною та якісною підготовкою і належним редакційним оформленням відділами виконавчого комітету міської ради, підприємствами, установами, організаціями проектів рішень виконавчого комітету;

- розсилку  членам виконавчого комітету проектів рішень та інформаційно - довідкових матеріалів з питань, що вносяться на розгляд виконавчого комітету;

- облік та узагальнення пропозицій і зауважень, висловлених при обговоренні питань на засіданнях виконавчого комітету, а також пропозицій і зауважень, що надходять до проектів рішень виконкому;

- ведення та оформлення  протоколів засідань виконавчого комітету;

- розсилку рішень виконавчого комітету до виконавців;

- надання матеріалів щодо  засідань виконавчого комітету міської ради на сайт.

3.14.Узагальнює пропозиції  структурних підрозділів щодо питань, які необхідно включити  до плану роботи виконавчого комітету міської ради. Розробляє план роботи виконавчого комітету на півріччя та подає його на затвердження виконавчого комітету. Здійснює контроль за його виконанням.

3.15.Забезпечує організаційно - технічне обслуговування прийому громадян у виконавчому комітеті міської ради, веде облік пропозицій, заяв і скарг громадян, що до неї надходять.

3.16.Проводить попередній розгляд письмових звернень громадян.

3.17.Слідкує за недопущенням неоднозначних, необґрунтованих або неповних відповідей на звернення громадян, із порушенням строків, установлених законодавством, безпідставної передачі розгляду звернень іншим органам.

3.18.Готує і надає міському голові, його заступникам та керуючому справами виконавчого комітету інформації про факти порушень виконавської дисципліни та формального ставлення до розгляду звернень громадян в апараті, управліннях, відділах та інших структурних підрозділах міської ради, інших органах виконавчої влади, в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в організаціях та установах міста.

3.19.Створює умови для участі заявників у перевірці поданих ними заяв, чи скарг, надання можливості знайомитися з матеріалами перевірок відповідних звернень.

3.20.Приділяє особливу увагу вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, інваліди, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім’ї, одинокі матері та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.

3.21.З’ясовує причини, що породжують повторні звернення громадян, систематично аналізує випадки безпідставної відмови в задоволенні законних вимог заявників, проявів упередженості, халатності та формалізму при розгляді звернень.

3.22.Організовує роботу  з питань розгляду звернень громадян.

3.23.Надає практичну допомогу, консультує працівників органів виконавчої влади та місцевого самоврядування, підприємств, організацій та установ з питань роботи із зверненнями громадян.

3.24.Здійснює контроль за дотриманням Закону України “Про звернення громадян» та Указу Президента України від 7 лютого 2008 року № 109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» в управліннях, відділах міської ради, органах місцевого самоврядування міста.

3.25.Готує звіти з питань роботи із зверненнями громадян у виконавчому комітеті міської ради.

3.26.Проводить систематичний аналіз звернень громадян, вивчення їх характеру, розробляє пропозиції, спрямовані на усунення причин, які породжують обґрунтовані скарги.

3.27.За дорученням міського голови, його заступників або самостійно надсилає структурним підрозділам міської ради, органам місцевого самоврядування міста, підприємствам, організаціям і установам для розгляду пропозиції, заяви і скарги громадян, картки особистого прийому громадян для відповідного реагування, отримує від них необхідну інформацію.

3.28.Готує і надає міському голові, його заступникам, керуючому справами виконавчого комітету міської ради інформації про факти порушень виконавської дисципліни та формального ставлення до розгляду звернень громадян в органах виконавчої влади, на підприємствах, в організаціях і установах міста.

3.29.Надає практичну допомогу, консультує працівників державних органів, підприємств, організацій та установ з питань роботи із зверненнями громадян.

3.30.Здійснює контроль в управліннях, відділах та інших структурних підрозділах міської ради та підпорядкованих їм установах, органах місцевого самоврядування за дотриманням Закону України «Про звернення громадян» та інших актів законодавства з питань роботи із зверненнями громадян.

3.31. Відповідає за постановку документів на контроль та ведене облік документів, що перебувають на контролі.

3.32.Здійснює контроль за своєчасним надходженням інформаційних матеріалів про стан виконання документів та реагування на запити та звернення народних депутатів України і депутатів обласної та районної рад.

3.33.Готує та систематично надає структурним підрозділам  виконавчого комітету та органам виконавчої влади нагадування про закінчення терміну виконання документів.

3.34.Готує аналітичні та інформаційні матеріали щодо виконання документів, доповідні записки про стан виконавської дисципліни.

3.35.Вносить пропозиції про розгляд на засіданні виконавчого комітету міської ради питань про стан виконання документів та готує відповідні матеріали для розгляду.

3.36.Розробляє та подає в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації здійснення контролю за станом виконавської дисципліни.

3.37.Надає методичну та іншу практичну допомогу структурним підрозділам виконавчого комітету та виконавчим органам міської ради  з питань здійснення контролю за виконанням документів.

3.38.Здійснює ведення архівної справи в апараті виконавчого комітету.

3.39.Виконує інші доручення міського голови та керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

Положення про загальний відділ апарату виконавчого комітету Путивльської  міської ради

Регламент роботи виконавчого комітету Путивльської  міської ради

Інструкція з діловодства у виконавчому комітеті Путивльської міської ради

Інформація  про виконання делегованих повноважень  органів виконавчої влади загальним відділом апарату виконавчого комітету Путивльської міської ради

Склад та Положення про адміністративну комісію при виконавчому комітеті Путивльської міської ради